Excel табель рабочего времени

Цифровые и буквенные коды в табеле учета рабочего времени

Лицам, которые занимаются составлением табелей, ежедневно приходится с ними работать. Ответственные сотрудники уже давно заучили все имеющиеся коды. Всего их насчитывается 36, но законодательством не запрещено применение дополнительных шифровок. Таким образом, если в этом возникает необходимость, в организации могут создать и утвердить дополнительные коды, которые будут вписываться в табель.

Достаточно часто возникают затруднения с выбором вида кодов. Многие не знают, что лучше выбрать, буквы или цифры. По этому поводу в законодательстве нет четких рекомендаций. Соответственно, можно выбирать любой вариант, который является более удобным. Но при этом нужно помнить, если выбран, например, буквенный вариант шифровки, то в табеле нужно использовать именно его. В одном документе не допускается сочетание цифр и букв.

Для ознакомления со стандартным шифрованием можно изучить таблицу ниже:

Дата и подписи ответственных лиц

Что касается даты оформления табеля, обычно она проставляется в последнюю очередь. Хотя принципиальной разницы здесь нет. Как правило, указывается дата внесения последних сведений в табель. Дата указывается в верхней части документа. Также здесь нужно прописать период, за который оформляется табель.

Сроки хранения

Если условия труда признаются тяжелыми, работники могут рассчитывать на определенные льготы. Например, можно раньше выйти на пенсию, получать повышенную пенсию и какие-то дополнительные выплаты

В таких ситуациях важно сохранять табель длительное время. Хранить его нужно 50 и 75 лет, в зависимости от даты окончания делопроизводства

Стоит отметить, этими же правилами нужно пользоваться и при тех обстоятельствах, когда ведется электронный табель. Естественно, сначала правилами компании необходимо закрепить порядок ведения электронных документов.

Образец приказа о назначении ответственного

Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.

В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

1. Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
2. Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

• Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
• Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
• Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

В графах 10-13 нужно продублировать все неявки за месяц. Запись занимает 2 ячейки по горизонтали. Сначала вписывают код, а рядом – количество дней (часов) отсутствия на работе. Например, запись «ОТ 3 (24)» будет означать, что в течение месяца работник пропустил 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.

На этом заполнение табеля учёта рабочего времени закончено. Готовый бланк подписывает табельщик, руководитель организации или структурного подразделения.

Если отражение данных в табеле учёта рабочего времени вызывает затруднение, советуем посмотреть образец заполнения в конце статьи.

Для чего необходим табель учета рабочего времени

ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.

Табель — это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:

1. Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
2. Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.

На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность сверхурочной работы, выполнение обязанностей в выходные дни.

Законодательством установлена при пятидневной работе — 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке — 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.

Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Законодательством не установлено, кто обязан вести табельный учет соблюдение распорядка дня персоналом фирмы. Не взирая на это, правила его заполнения требуют выполнение следующего:

1. Табель должен заполнять уполномоченный работник.
2. При сдаче бланка в бухгалтерию, табель должен требуется подписать начальнику отдела и кадровику, если таковой числится в штате.
3. На основе заполненного табеля ведется начисление зарплаты персоналу фирмы.

Уполномоченное лицо, отвечающее за табель, назначается работодателем соответствующим распоряжением. Ведение табеля может быть поручено кадровому работнику, начальнику отдела, а в малых предприятиях – секретарю учреждения.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. 

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

• для контроля за соблюдением установленного режима работы;

• расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и

• получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

Табель учёта рабочего времени (Формулы)

​ бухгалтерию. И на​​ значения, для которых​Excel диаграмму Ганта​ здесь.​Как сделать табель​Этот бланк с​ время. Например:​свыше 10 часов,​ решением задачи с​Сейма​:​ правила форума. Тоже​Бланк Т-13​ результат. Критерий –​ у людей стояли​Первый лист формы содержит​ находим нужную и​ основании данных рассчитывается​ следующая формула является​условным форматированием​Можно самим сделать​

​ рабочего времени, табель​​ формулами можно сохранить​8:15​ выходные и праздничные​ табелем(( прочитала все​:​Сейма​​ нужная вещь.​Бланк Т-12​ наличие в ячейках​ «восьмерки». Воспользуемся функцией​

​ условные обозначения для​​ нажимаем 2 раза​ и начисляется заработная​ истиной:» пишем такую​на примере​ любую программу. Какие​

​ дежурств, отпусков, т.д.,​​ шаблоном. При необходимости​.​ дни – стоимость​

​ посты, пересмотрела все​​kolyaod​​, приветствую.​​Michael_S​Если изменяется календарь, то​ буквы «Я» (явка)​ «Если». Выделяем первую​ учета рабочего времени,​

​ ОК.​​ плата.​ формулу.​табеля рабочего времени​​ возможности Excel можно​ смотрите в статье​ можно вручную менять​

​Подробнее смотрите в​​ часа равна ставке​​ выложенные файлы… но​​, Спасибо, но нужен​​Почему у Вас​​: скорее всего можно,​

​ меняются выходные и​​ или «К» (командировка).​​ ячейку в ряду​​ цифровые и буквенные.​

​В графе «Отчетный период»​​Законом предусмотрено 2 унифицированные​​=И(D$2>=$B3;D$2 В Excel​​. Что такое условное​​ использовать для этого,​ «Табель рабочего времени​ количество отработанных часов​ статье «Как посчитать​ с коэффициентом 2​ не могу сделать​ именно такой формат.​​ фамилии по два​ но с такой​ явки. Вручную проставляем​ Пример: . В​ под условными обозначениями.​​ Смысл автоматизации средствами​ указываем первое и​ формы табеля: Т-12​

​ 2007 пишем эту​​ форматирование, как его​​ смотрите в статье​​ в Excel» здесь.​ по конкретному человеку.​ время в Excel».​Serge_007​ и все тут…​DV​ раза повторяются я​ постановкой вопроса, я​ прогулы, отгулы и​ результате мы получаем​ «Вставить функцию» –​ Excel в том,​ последнее число отчетного​ – для заполнения​

​ формулу в строке​​ настраивать, где и​ «Как создать программу​

​Такой автоматический гарфик​​Табель настроен так,​​Для скорости заполнения​​: 1)​ может кто поможет?​

​: Если очень нравится​​ не понял, но​ думаю, через платную​ т.п. Все остальное​

​ число рабочих для​​ «Если». Аргументы функции:​​ чтобы при внесении​​ месяца.​ вручную; Т-13 –​ «Формат…».​

​ как применять, читайте​​ в Excel» тут.​ смен можно скачать​ что распечатывается на​ табеля, можно заполнить​200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ЧИСТРАБДНИ(B6;КОНМЕСЯЦА(B6;0))​ Или отправит по​ формат, который используете,​ в моём понимании​

​ ветку.​​ посчитается автоматически.​

​ конкретного сотрудника дней.​​ логическое выражение –​

​ обозначения отображалось количество​​Отводим поле за пределами​ для автоматического контроля​Выбираем цвет заливки​ в статье «Условное​Как расчитать комиссионные​ здесь.​

​ одной странице листа​​ первую строку, затем​2) Формула УФ:​ ссылке на готовое​ то можно так:​ должно быть так​Сейма​Женя​Посчитаем количество рабочих часов.​ адрес преобразуемой ячейки​ часов.​ табеля. Здесь мы​ фактически отработанного времени​ ячеек в разделе​ форматирование в Excel».​ и премию сотрудникам,​​Можно сделать несколько​ формата А4. Если,​ копировать вниз по​ Code200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ДЕНЬНЕД(B$6;2)>5​ решение моей проблемы,​Сейма​ (см вложение).​: Помогите пожалуйста составить​: Добрый день. У​ Есть два способа.​ (ячейка выше) =​​Для примера возьмем такие​ и будем работать.​ (через турникет).​ «Формат» (в Excel​​Итак, у нас​ читайте в статье​ разных бланков в​ для кого -​​ табелю, вносить поправки​Остальное — см.​ а может и​​:​Проблема была еще​ табель учета рабочего​ меня такая проблемка,​​ С помощью функции​ «В». «Если истина»​ варианты:​ Это поле ОПЕРАТОРА.​Данные вносятся каждый рабочий​

​ 2007 нажимаем на​​ такая таблица. Нам​​ одной книге Excel,​ то это мелко,​​ по больничным листам,​ вложение​

excelworld.ru>

​ направит советом в​

• Пример табеля учета рабочего времени в excel
• Excel количество рабочих дней между датами
• Функции даты и времени в excel
• Рабочие дни формула в excel
• Excel посчитать сумму времени в excel
• Посчитать количество рабочих дней между датами в excel
• Excel рабочие дни
• Excel сумма времени
• Рабочих дней в месяце в excel
• Вычитание времени в excel
• Excel табель рабочего времени
• Шаблон табеля учета рабочего времени excel

Заполнение формы Т-13

В заголовочной части формы Т-13 приводятся данные о работодателе (наименование, код ОКПО, название подразделения), номер и дата документа, период, за который он составлен.

Основанием для внесения работника в табель является приказ о его приеме на работу, а для исключения – приказ на увольнение. Данные по Ф. И. О. каждого сотрудника указываются полностью. Все причины отсутствия должны быть документально подтверждены.

При заполнении данных по конкретному человеку в 1-й верхней и в 3-й сверху строках буквенным или цифровым кодом указывается причина присутствия/отсутствия, а в расположенных под ними строках (2-й и 4-й) – количество отработанных часов. Для данных по отсутствию в строках, отведенных для количества часов, либо проставляется ноль, либо не ставится ничего. Лишние для конкретного месяца дни перечеркиваются знаком «Х». Выходные о. Продолжительность нормального рабочего дня, указанная в табеле, должна соответствовать количеству часов, установленному в трудовом договоре сотрудника или определенному законодательно (например, для укороченных предпраздничных дней). Продолжительность сверхурочной работы устанавливается приказом работодателя.

Для видов отсутствия, учитываемых в календарных днях (отпуск, больничный), отметка проставляется сплошным способом, т.е. в том числе и в выходные дни. Отъезд/приезд в выходной день, связанный с командировкой, отмечается как день командировки.

Образец заполнения формы Т-13 для 8-часового рабочего дня при 40-часовой рабочей неделе вы сможете скачать на нашем сайте.

В этом примере имеет место работа в выходной день. Она осуществляется по приказу руководителя при наличии согласия работника. В приказе должно быть указано, как будет оплачен этот день: либо в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), либо предоставлением отгула в рабочий день.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы заполнили табель. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Подробнее об оплате за работу в выходной день читайте в материале «Ст. 153 ТК РФ: вопросы и ответы».

Заполняем документ с использованием кодов

1. Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных на месте часов.
2. Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т. п. Форма 0504424 предусматривает при заполнении только буквенный код.

Выбор методологии составления формы определяется кадровой и учетной политикой организации. Расшифровки кодов и способ заполнения документа необходимо закрепить в локально-нормативных положениях учреждения.

Необходимо помнить основные правила заполнения документа:

1. Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
2. Изменения списочного состава (фамилия, должность, режим работы) вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
3. В форме 0504424 в верхней половине строки регистрируются отклонения от нормального использования рабочего времени. Фиксируются часы, в нижней половине клетки — условные коды отклонений.
4. Если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код, а знаменатель — часы работы. К примеру, Н/2 означает, что работник отработал ночью 2 часа. В случае более двух отклонений необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
5. Если в форме 0504424 внесены ошибочные данные, то оформляется корректирующий документ. Он создается с учетом всех изменений, сроков и в порядке, утвержденном учреждением.
6. В строке «Вид» указывается: при первичном заполнении — цифровой код 0, при корректировке, начиная с единицы, проставляется 1, 2 и т. д.

Для чего необходим табель учета рабочего времени

Нормы законодательства устанавливают обязанность каждого субъекта, являющегося работодателем, отмечать время работы, причем это возможно осуществлять двумя способами — суммировано и непосредственная фиксация в каждый день прихода и ухода.

Данная обязанность поручается определенным работникам, например, руководителям структурных подразделений.

Или же может применяться специальная система автоматизированной фиксации с помощью карточек присутствия работников.

В последнем случае необходимо обозначить все равно должностное лицо, которое будет обрабатывать данные и проставлять коды вид отсутствия работников.

Не выходы на работу подразделяются на два вида:

• По уважительной причине, с согласия работодателя.
• Прогулы.

Важно! За неведение учета времени работы к администрации компании могут быть применены меры административного воздействия.

На основании данных, оформленных в виде табеля, на всем предприятии осуществляется начисление зарплаты работникам. Этот документ нужно вести даже при сдельной системе, чтобы учитывать выходы и отсутствия работников.

В функции табеля входит помимо контроля трудовой дисциплины, проверка соблюдения норм по продолжительности рабочего дня, недели, месяца и т. д., а также фиксация времени выполнения сотрудником работы сверхурочно, в дни отдыха и праздника.

Внимание! ТК РФ закрепляет два вида рабочих недель — шестидневная (36 часов) и пятидневная (40 часов).

Также трудовыми контрактами и нормативными актами фирмы возможно использование суммированного учета времени работы или установление ненормированного дня. В этом случае допускается несоответствии нормативам по продолжительности за месяц, однако, за более укрупненный период нарушать нормы не рекомендуется.

Табель является важным подтверждающим документом при проверках различного рода.

Большинство отчетов по кадровому учету и оплате труда в статистику формируются на данных табеля учета времени работы.

Интеграция 1С и C#. Обращение к 1С через COM. Создание номенклатуры и выполнение запроса к 1С из C# на примере интеграции с Союз-PLM (система информационной поддержки жизненного цикла изделий). Обработка «Загрузка заказа на сборку». (ERP)

Союз-PLM представляет собой полнофункциональный программный комплекс для решения  широкого спектра задач управления инженерной технической информацией наукоемких изделий и сложных инженерных объектов в области машиностроения, приборостроения, архитектуры, строительства.

На практике, это управление конструкторской документацией, интегрированное с САПР, бизнес-процессы, файловый архив. Все это работает в SQL и шевелится с помощью скриптов на C#. Скрипты свободно  отлаживаются в MS Visual Studio. Подробнее смотрите на их сайте: http://www.programsoyuz.ru/products/system-soyuz-plm.html  Редактирование, конструирование и использование бизнес-процессов на порядок лучше систем на базе 1С из тех, что я изучил.

1 стартмани

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: Ф. И. О., должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2021 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета

Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.