Как подписать документ электронной цифровой подписью?

Как подписать документ

Заверить вордовский документ электронной подписью можно несколькими способами: с использованием или без специального плагина, платной лицензионной программы от КриптоАРМ или онлайн-сервиса.

Без плагина

Если плагин от КриптоПро не установлен, но нужно заверить электронный документ ЭЦП, то пользователь:

создает документ и подготавливает его к подписанию;

в верхнем углу необходимо выбрать Office, затем нажать «Подготовить»/«Добавить ЭЦП»/«Ок»;

затем пользователь выбирает цель подписания документа, а в поле «Тема сертификата» проверяет свои личные данные. Затем нажимает «Подпись».

Документ подписывается ЭЦП, а последующее его изменение делает подпись недействительной.

С плагином КриптоПро

Плагин используется для создания электронной подписи на документах Word. Для разных версий MS Office алгоритм подписания может незначительно различаться. Преимущество способа: при помощи плагина подпись проверяется, а заверенный документ открывается без нарушений даже на ПК, где КриптоПро не установлен.

Как подписать документ ворд электронной подписью с использованием плагина КриптоПро office signature:

в подготовленном файле выберите пункт меню «Файл»/«Добавить ЭЦП»;

далее выберите сертификат и нажмите «Подписать». Если нужно оставить сообщение о составе подписи или комментарий о цели подписания, то его указывают в соответствующей строке.

Если система не обнаружила ошибок, то после проверки электронной подписи автоматически будет выведено сообщение об успешном завершении процедуры.

При помощи КриптоАРМ

Функциональность программы различается в зависимости от версий, и каждый пользователь может подобрать оптимальный пакет для работы. Сервис позволяет подписывать файлы любого формата и объема, а недостаток — необходимость регулярно продлевать лицензию. Для подписания нужно:

открыть программу и через вкладку меню «Файл» выбрать «Подписать; »

автоматически откроется инструкция мастера создания ЭЦП, с которой нужно ознакомиться и нажать «Далее»;

затем пользователю необходимо выбрать нужный файл и еще раз нажать «Далее»;

после этого нужно выбрать подписываемый файл;

в окне «Выходной формат» указывают дополнительные требования к подписываемому файлу. Это может быть формат сохранения или место сохранения результата. Если требований нет, то нужно просто нажать «Далее»;

затем пользователь выбирает сертификат, при необходимости вводит пароль ключевого контейнера, и снова нажимает «Далее»;

в новом окне необходимо проверить данные, необходимые для создания ЭЦП. Если все верно, то нажать «Готово».

Подпись будет сформирована в течение нескольких секунд и при отсутствии ошибок пользователь получит уведомление системы.

При помощи веб-сервисов

Если нет необходимости часто использовать ЭЦП или нужно подписать файл с ПК, на котором не установлен плагин, то можно воспользоваться одним из веб-сервисов (https://crypto.kontur.ru, http://mig24.online/ и т.п.).

Преимущество сервисов в том, что они бесплатны и позволяют как создать, так и проверить ЭЦП, провести шифрование или расшифрование подписи. Сервис позволяет также подписывать как отдельные файлы, так и папки. Из недостатков способа можно отметить то, что подписываемый документ не должен превышать размера в 100 Мб. Все онлайн-сервисы создают только отсоединенную подпись, а большинство из них поддерживаются только OS Windows.

Как подписать документ:

• зайти на страницу выбранного сервиса и загрузить документ, который нужно подписать;
• открыть строку подписи и выбрать сертификат;
• создать файл с электронной подписью. Сразу после нажатия «Подписать» создается папка с исходным документом и дополнительный файл с расширением .sig. Файлы доступны для скачивания на ПК.

В завершение документы можно послать адресату. Сервис предлагает возможность прямой отправки, а адресат получит ссылку на подписанный файл и саму подпись.

Электронные документы (ЭД) в формате Word используются и физическими, и юридическими лицами в ежедневной работе. Чтобы ЭД имел юридическую силу, его подписывают ЭЦП, которую проставляют при помощи специального плагина от КриптоПро, программы КриптоАРМ или даже онлайн-сервиса. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы, но дают клиенту надежность и безопасность при подписании, гарантируют неизменность документа и возможность открыть подписанный файл даже на ПК без специальных программных средств.

https://youtube.com/watch?v=mVhiEnW1wIE

Как подписать документ без помощи программ

В программах Ворд/Эксель 2003 и 2007 возможна генерация ЭЦП без применения сторонних плагинов и программ. Основной недостаток этих приложений в том, что они почти не используются в крупных компаниях, которые интенсивно практикуют цифровую маркировку своих документов. Word 2010, 2016 годов не распознают ЭП старых версий. Один из выходов лежит в согласовании используемого ПО, однако это сложно сделать большим компаниям и государственным учреждениям.

В Word 2003 генерация ЭЦП состоит из следующих этапов:

• выбор в главном меню раздела “Параметры”;
• переход на “Безопасность” и нажатие кнопки “ЦП”, после чего откроется перечень имеющихся сертификатов;
• поиск в списке подходящей ЭЦП и подтверждение выбора кнопкой “ОК”;
• ввод пароля контейнера избранного сертификата и подтверждение кнопкой “ОК”.

В Word 2007 прохождение пунктов аналогичное, с той разницей, что вначале требуется выбрать команду “Подготовить” и в меню – “Добавить ЦП”. Наличие цифровой подписи будет обозначаться значком внизу экрана. Внесение поправок в файл сбросит подтверждение ЭП и рассмотренные выше пункты предстоит пройти еще раз. В версиях редакторов Word/Excel с 2010 по 2019 г. такая возможность убрана. Для работы с ЭЦП необходимо использовать отдельный плагин.

Для отображения виджета необходимо включить Javascript в вашем браузере и обновить страницу.

Скомбинируйте начальные буквы ФИО

Самый простой совет, как придумать подпись в паспорт, – использовать свои инициалы. Их легко комбинировать разнообразными способами. Один из распространенных – поставить впереди первую букву фамилии, а за ней пойдет часть имени. Это может быть слитное написание или их отделит точка.

Роспись получается очень красивой, когда у первых букв имени и фамилии боковые линии параллельны друг другу.

Тогда их объединяют крупным завитком или другим изящным росчерком.

Другие крутые совмещения:

• Буква в букве. Вариант выбрают, если это круглые «О», «С», «Е».
• Наложение. Параллельные линии «Н» и «М», «А» и «Л», «П» и «Г» создают тени друг для друга. Вторая буква краем заходит до середины первой.

Многие женщины отказываются использовать фамилию, если знают, что будут ее менять и не хотят заново придумывать подпись в паспорт. В такой ситуации берут комбинацию имени с отчеством. Последнее часто прописывают полностью или используют 3–4 буквы. От имени же оставляют только заглавную. Более оригинальный вариант – поиграть с ФИО: ставить буквы в любом порядке, добавить к ним завитушку, изменить шрифт.

Строки подписи в документах Word и Excel

Строка подписи напоминает стандартный пример, который может появиться в печатном документе. Однако она работает по-другому. При вставке строки подписи в файл Office автор может указать сведения о нем и инструкции для него. Когда получатель получит электронную копию файла, он увидит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрашивается. Подписав:

• ввести подпись;

• выбрать изображение подписи от руки;

• ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

Важно: документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения

Создание строки подписи в документе Word или Excel

1. Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.

2. На вкладке Вставка в группе Текст раскройте список Строка подписи и выберите пункт Строка подписи Microsoft Office.

3. В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.

   • Предложенный подписывающий. Полное имя подписывающего лица.

   • Должность предложенного подписывающего. Должность подписывающего лица (если таковая имеется).

   • Адрес электронной почты предложенного подписывающего. Адрес электронной почты подписывающего лица (при необходимости).

   • Инструкции для подписывающего. Добавьте инструкции, например «Прежде чем подписывать документ, проверьте правильность содержимого».

4. Установите один или оба указанных ниже флажка.

   • Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи. Разрешение подписывающему указать цель добавления подписи.

   • Показывать дату подписи в строке подписи. Рядом с подписью будет отображаться ее дата.

Совет: Для добавления дополнительных строк подписи повторите эти действия.

Примечание: Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений Подписи. Чтобы завершить процесс подписывания, нажмите кнопку Просмотр подписей.

К началу страницы

Подписание строки подписи в документе Word или Excel

При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.

1. Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.

   Примечание: Если файл откроется в режиме защищенного просмотра, нажмите кнопку Все равно редактировать (если файл получен из надежного источника).

2. Выберите в меню команду Подписать.

   • Введите свое имя в поле рядом со значком X, чтобы добавить печатную версию подписи.

   • Нажмите кнопку Выбрать рисунок, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать.

     Примечания:

     • Если используется версия приложения на китайском (традиционное или упрощенное письмо), корейском или японском языке, появится пункт Штамп в строке подписи.

     • Кроме того, вы можете подписать строку подписи, дважды щелкнув ее. Введите свое имя рядом с X. Или в области подписив разделе «Запрашиваемая подпись» щелкните стрелку рядом с подписью. Выберите в меню команду Подписать.

   • Введите свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).

   • Нажмите кнопку Подписать.

   • В нижней части документа или листа появится кнопка Подписи.

На приведенном ниже рисунке показана кнопка Подписи.

К началу страницы

Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel

1. Откройте документ или лист с видимой подписью, которую необходимо удалить.

2. Щелкните строку подписи правой кнопкой мыши.

3. Нажмите кнопку Удалить подпись.

4. Нажмите кнопку Да.

Примечание: Чтобы удалить подпись, также можно щелкнуть стрелку рядом с подписью в области подписи. Нажмите кнопку Удалить подпись.

К началу страницы

Виды и правила получения подписи

Существует три вида ЭЦП:

• простая, предназначенная для подтверждения того факта, что конкретное лицо отправляет документацию;
• усиленная неквалифицированная, в которой прописывается не только отправитель, но и подтверждается, что после того, как подпись была поставлена, не было внесено в документ каких-либо изменений;
• усиленная квалифицированная, имеющая те же параметры, что и предыдущий вариант, но выдается исключительно в особых центрах, аккредитованных в Минкомсвязи.

Важно! Только квалифицированная ЭЦП дает возможность придать каждой документации юридическую силу, так как выступает полноценным заменителем рукописной подписи физлица или печати компании. Для получения такой подписи требуется обратиться в специальные учреждения, аккредитованные Минкомсвязи

Для этого желательно зайти на сайт министерства и изучить все возможные организации, куда можно обратиться. Они обычно работают в крупных регионах

Для получения такой подписи требуется обратиться в специальные учреждения, аккредитованные Минкомсвязи. Для этого желательно зайти на сайт министерства и изучить все возможные организации, куда можно обратиться. Они обычно работают в крупных регионах.

Выдаются ими специальные программные средства, с помощью которых и формируется подпись. Для ее оформления надо передать в выбранный центр пакет документов, причем бумаги могут отправляться даже через интернет, а создается программное обеспечение в течение нескольких дней.

Как проверить подписан ли документ ЭЦП?

Как подписать документ с помощью ЭЦП

Данная процедура считается простой и стандартной. Для этого выполняются действия:

• создается сам документ, после чего в него вставляется строка подписи;
• процесс подписания может значительно отличаться в зависимости от того, какое программное обеспечение используется для этих целей;
• стандартно применяется MS Office, поэтому в открытой программе надо расположить курсор в месте, где надо поставить подпись;
• открывается вкладка Вставка, в которой выбирается раздел Текст, после чего курсор наводится на строку «Строка попдиси Microsoft Office»;
• настраивается подпись в открывшемся окне, для чего вносятся данные о лице, которое подписывает документ.

Если надо подписать всю строку, то выделяется она для ввода ЭЦП

Важно! Допускается создавать даже невидимую подпись, которая отображается только с помощью соответствующей строки Подпись

Как стандартно подписываются разные файлы

С помощью ЭЦП могут подписываться разные файлы, причем этот процесс значительно отличается в различных ситуациях:

• Документы doc, docx. В новой версии программы Ворд уже имеется функция, позволяющая работать с ЭЦП, поэтому достаточно только найти нужную вкладку, которая называется ЭЦП, а далее выбирается пункт Подписать. Дополнительно можно нажать на пустой области документа на правую кнопку и выбрать раздел Подписи.
• HTML-форма. Подписывать документы такого формата обычно требуется при получении услуг через портал Госуслуг или на других сайтах. Для этого надо зайти на нужный ресурс, для чего надо пользоваться Internet Explorer. В форме выбранного сайта нажимается кнопка «Подписать и отправить». Выбирается нужный сертификат, который будет виден в диалоговом окне. Нажимается кнопка «Подписать».
• База данных. Здесь подпись может потребоваться при работе с налоговыми отчислениями или выплатой зарплаты многочисленным работникам фирмы. Обычно программы, предназначенные для открытия этих баз, имеют кнопку «Прикрепить ЭЦП», найти которую можно на соответствующей панели. Далее из хранилища на компьютере выбирается нужный сертификат, что позволит заверить документ.
• Документы xml. Они требуются при использовании баз данных, поэтому с их помощью формируются многочленные отчеты, отправляемые в государственные учреждения. Заверять их можно специальной кнопкой, имеющейся в программе или установкой дополнительного ПО. В последнем случае оптимальным считается пользоваться программой КиптоПро Арм.
• PDF-формат. Для работы с этим форматом можно применять разные программы, причем оптимальным считается плагин КиптоПро Арм, который имеет прекрасную совместимость с Adobe Reader 7.0 и другими аналогичными программами.

Таким образом, поставить электронную подпись можно на разных видах документов, причем этот процесс зависит от выбранной программы.

Создание рукописной подписи

Для того, чтобы добавить в документ рукописную подпись, сначала ее необходимо создать. Для этого вам понадобится белый лист бумаги, ручка и сканер, подключенный к компьютеру и настроенный.

Вставка рукописной подписи

1. Возьмите ручку и распишитесь на листе бумаги.

2. Отсканируйте страницу со своей подписью с помощью сканера и сохраните ее на компьютер в одном из распространенных графических форматов (JPG, BMP, PNG).

1. Совет: Если у вас нет сканера, заменить его может и камера смартфона или планшета, но в данном случае, возможно, придется хорошенько постараться над тем, чтобы страница с подписью на фото была белоснежной и не выделялась в сравнении со страницей электронного документа Ворд.

3. Добавьте изображение с подписью в документ. Если вы не знаете, как это сделать, воспользуйтесь нашей инструкцией.

Урок: Вставка изображения в Word

4. Вероятнее всего, отсканированное изображение необходимо обрезать, оставив на нем только ту область, в которой располагается подпись. Также, вы можете изменить размер изображения. Наша инструкция вам в этом поможет.

Урок: Как в Ворде обрезать картинку

5. Переместите отсканированное, обрезанное и приведенное к необходимым размерам изображение с подписью в нужное место документа.

Если вам необходимо добавить к рукописной подписи машинописный текст, прочтите следующий раздел данной статьи.

Добавление текста к подписи

Довольно часто в документах, в которых необходимо поставить подпись, помимо самой подписи, нужно указать должность, контактные данные или какую-либо другую информацию. Для этого необходимо сохранить текстовые сведения вместе с отсканированной подписью в качестве автотекста.

1. Под вставленным изображением или слева от него введите нужный текст.

2. Используя мышку, выделите введенный текст вместе с изображением подписи.

3. Перейдите во вкладку “Вставка” и нажмите кнопку “Экспресс-блоки”, расположенную в группе “Текст”.

4. В выпадающем меню выберите пункт “Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков”.

5. В открывшемся диалоговом окне введите необходимую информацию:

• Имя;
• Коллекция — выберите пункт “Автотекст”.
• Остальные пункты оставьте без изменений.

6. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.

7. Созданная вами рукописная подпись с сопровождающим текстом будет сохранена в качестве автотекста, готового для дальнейшего использования и вставки в документ.

Вставка рукописной подписи с машинописным текстом

Для вставки созданной вами рукописной подписи с текстом, необходимо открыть и добавить в документ сохраненный вами экспресс-блок “Автотекст”.

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться подпись, и перейдите во вкладку “Вставка”.

2. Нажмите кнопку “Экспресс-блоки”.

3. В выпадающем меню выберите пункт “Автотекст”.

4. Выберите в появившемся списке нужный блок и вставьте его в документ.

5. Рукописная подпись с сопровождающим текстом появится в указанном вами месте документа.

Вставка в документ

Заверить содержимое документа своей ЭЦП можно, если она не просрочена, и её сертификат или владелец не скомпрометированы. Тогда нет никаких препятствий для использования этого инструмента. Приложения из пакета Office, которые поддерживают эту технологию, а это Word и Excel, проверяют вставляемую подпись на все эти признаки. Только при положительном результате позволяют верифицировать текстовый файл с её помощью. Такая проверка служит доказательством действительности автографа не только для автора документа, но и для того, кому он предназначен. Принцип обоюдного обеспечения безопасности и сделал эту технологию востребованной.

Перед тем, как вставить ЭЦП в Word, убедитесь, что она отвечает всем заявленным требованиям. Чтобы осуществить вставку специальной области, предназначенной для вставки ЭЦП, откройте документ в Ворде, поместите курсор в нужное место и перейдите во вкладку «Вставка» в Ленте настроек. Там вам нужна группа «Текст», в ней как раз будет кнопка «Строка подписи». Нажав на неё, вы откроете выпадающее меню, в котором следует выбрать «Строку подписи Microsoft Office». В то место, куда был установлен курсор, будет осуществлена вставка области. Одновременно на экране появится диалог настройки, в котором можно будет при необходимости указать имя человека. Этот человек должен верифицировать текстовый файл, должность и адрес электронной почты. Также если у вас для подписывающего человека есть какие-либо комментарии или указания, то их следует внести в поле «Инструкции» в том же диалоге. В тот момент, когда он нажмёт на строку подписи, во всплывающем окне будут отображены внесённые вами комментарии. Это очень удобно, когда вы не хотите сбивать форматирование в документе, впечатывая в него дополнительный текст, или делать ещё один файл или записку с пояснениями. Если вам нужно, чтобы подписывающее лицо оставило вам ответ на них, в том же диалоговом окне отметьте пункт с соответствующим разрешением. В тот момент, как он будет вставлять автограф в документ, Ворд даст ему возможность вписать рядом с вашим комментарием свой. Таким образом Microsoft расширяет возможности своего текстового процессора для групповой обработки файлов.

Всё в том же окне можно добавить дату, она будет отображаться в строке подписи. Если таких областей должно быть несколько, то нужно будет повторить эту процедуру нужное количество раз, каждый раз при необходимости заполняя нужные поля.

Теперь подойдём к этому вопросу со стороны подписывающего. Чтобы вставить в область подписи свою ЭЦП, открыв документ, нажмите на неё левой кнопкой мыши. Этот клик выделит строку и даст вам поле ввода автографа. Теперь вы можете либо впечатать своё имя, чтобы вставить печатную версию ЭЦП, либо указать в диалоге выбора рисунок с автографом на жёстком диске. И то, и другое запустит процесс проверки указанной подписи, как мы упоминали в начале статьи, и при положительном результате прямо в окне Ворда появится кнопка подтверждения. Нажав на неё, вы подпишете документ. Для владельцев планшетов есть и ещё один вариант. Используя преимущества сенсорного экрана, поставить электронную подпись, как привыкли, росчерком пера, только в этом случае его заменит стилус. Однако нужно учитывать, что роспись в этом случае не должна отличаться от той, которую вы указали при регистрации, что бывает непросто. Современная технология авторизации по отпечатку пальца уже тоже постепенно начинает использоваться в механизме ЭЦП, но Word пока ещё не получил соответствующее обновление.

Использование КриптоАРМ

КриптоАРМ – это специальная утилита, которую используют, чтобы производить электронное шифрование и подписывать документы, соблюдая все правила и регламенты. Данной программой часто пользуются, чтобы подписать вордовский документ, а также вернуть свой документ в режим редактирования. Для того, чтобы установить электронную печать нужно соблюсти следующий порядок действий:

1. На компьютере утилита КриптоАРМ уже должна быть установлена и авторизирована (если требуется).
2. Навести курсор на нужный файл и правой кнопкой мыши нажать на него. После чего появится список задач и функций, среди них выбрать ту, где есть иконка КриптоАРМ.
3. Появится новое окно, где также будет список функций и задач. Тут уже нужно выбрать требуемое действие, а именно вкладку «Подписать».
4. Дальше будет загрузка и откроется рабочая панель. Тут нужно выбрать файл, если в списке нет нужного документа, то добавить его. В этом же окне можно просмотреть файл и проверить его перед началом процесса.
5. Следующее окно – это панель с настройкой формата печати. Чаще всего здесь менять ничего не нужно, но если есть перечень обязательных настроек, то тут их следует установить. Когда все будет готов, надо нажать «Далее».
6. Появляется еще одно окно настроек. Тут настраивается внешний вид печати и иные параметры. Здесь можно поместить печать в сам документ или создать для нее отдельный. Также настраивается с учетом индивидуальных нужд.
7. Дальше выбирается сертификат для подписи. Если он есть, то значит печать будет отображаться, если сертификата нет, его нужно установить. Во вкладке «Посмотреть» можно проверить, как будет выглядеть ЭЦП.

В итоге появится окно, где будет представлен полный перечень всей информации. Если все в порядке, то надо нажать «Завершение», если есть несостыковки, то надо вернуться к нужному шагу и исправить параметр. После завершения процесса, на документе будет иметься печать и изменить ее можно будет только с помощью приложения, имея соответствующий доступ.

Создания места для подписи

При помощи таблицы

1. Вставляете таблицу с одной ячейкой.

1. В меню Границы и заливка убираете все границы, кроме нижней

1. И получаете такую линию: ____________
2. Убрав верхнюю или нижнюю границу можно поставить подпись под чертой или над чертой. Если нужно добавить текст, то создаете таблицу с нужным количеством ячеек и удаляете ненужные границы известным способом.

При помощи клавиатуры

Также можно добавить черту для подписи при помощи клавиатуры и знаков табуляции. На клавиатуре одновременно зажимаете Shift и знак минус в цифровом блоке и получаете следующее: ____________

Настройки шрифта

Добавляете знаки табуляции, нажимаете кнопку «p» в блоке абзац, выделяете нужное место, нажимаете сочетание клавиш Ctrl+U и убираете видимость скрытых символов.

Как видите, майкрософт ворд позволяет делать как цифровые, так и рукописные подписи документов. Функция ЭЦП позволяет обеспечить электронный документооборот и ускоряет согласование важных документов. А место для таких целей можно сделать несколькими способами без каких-либо затруднений.

Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

Что такое электронная подпись, где и как она используется? На такие вопросы должен знать ответ любой деловой человек, который имеет дела с ценными и важными бумагами. Подписать любой документ электронной подписью можно, используя инструменты Word или другие приложения Microsoft Office, а также специальную утилиту КриптоАРМ.

Какие документы необходимо подписывать ЭЦП?

На данный момент электронную подпись возможно ставить под любые документы. Вопрос нужности этого действия решается договоренностями между сторонами, являющимися отправителем и получателем документа. 

Если можно не использовать бумажные аналоги, советуют подписать файл при помощи цифровой подписи. Отправителями и получателями могут быть как граждане, так и организации, а также государственные структуры. 

Если есть возможность обойтись без бумажных аналогов и их передачи, рекомендуется подписать файл электронной подписью (ЭЦП). Отправителями и получателями могут выступать физические и юридические лица, государственные структуры.

Выделяют несколько случаев, когда нужна цифровая подпись:

• ЭДО. Наиболее распространенная область использования электронных подписей. В зависимости от договоренностей между участниками, документы можно подписывать простой (к примеру, при обмене внутри фирмы) или квалифицированной цифровой подписью. 
• Передача отчетов в органы надзора. Многие службы рекомендуют пользоваться обменом информацией в электронном варианте. Чтобы подать отчетность таким методом, необходимо заверить документацию ЭЦП. Безбумажная отчетность облагает множеством достоинств. Например, автоматизированной проверкой ошибок и отсутствием ручного ввода. 
• Отправка заявлений на сайте «Госуслуги». С помощью портала россиянам можно обращаться в разные государственные ведомства, не посещая их лично. 
• Арбитражные разногласия в суде. ЭД, удостоверенный усиленной подписью — это аналог стандартно подписанных бланков. Документы с ЭЦП обладают законной силой и служат в суде доказательствами. 

Что требуется, чтобы подписать документ электронной подписью? 

1. Сам документ. Вы должны быть уверены, что в нем отсутствуют ошибки и он не потребует изменений. В документе, заверенном при помощи ЭП, запрещены изменения. Если они понадобятся, придется сделать исправленный документ, повторно заверить и направить контрагенту. 

2. Актуальный сертификат ЭЦП. С его помощью можно определить, кто подпишет документ. По сравнению с сертификатом простой подписи, он придает документу законную силу

Очень важно правильно выбирать вид сертификата, если у пользователя он не один. 

3. Программы, обеспечивающие взаимодействие с механизмами ЭП и криптографии. Они отвечают за работу с владельцами цифровых подписей, чтение, проверку сертификатов, электронных ключей, шифрование. С помощью данного ПО функционируют программы и плагины, предназначенные для формирования и проверки ЭЦП. Примером такого продукта является КриптоПРО CSP.

4. Программы и плагины, необходимые, чтобы проверять и создавать ЭП. Чтобы заверить документы подписью в формате Word и PDF, могут применяться плагины для известных редакторов. Также многие пользуются отдельными программами, с помощью которых можно подписывать и проверять файлы всех форматов. 

Зачем нужно подписывать документы ЭЦП?

Использование ЭЦП физическими лицами и организациями позволяет организовать электронный документооборот для тех компаний, которые переводят сотрудников на удаленную работу, а также обмен документами с клиентами. Многие договоры можно подписать с помощью ЭЦП, включая банковские соглашения и кредитные договоры. ЭЦП позволяет удаленно сдавать отчетные документы в государственные организации. При этом сокращается время на обработку документов. Если изначально проверка подписей и их сбор могут занимать от нескольких часов до нескольких недель, то ЭЦП позволяет сократить срок сбора всех подписей до часа, или даже меньше.

Так как использование ЭЦП получает все большее распространение по всему миру, многие разработчики программного обеспечения создают программы, которые позволяют подписать различные файлы в цифровом формате. При этом выбрать удобную и хорошую программу довольно сложно: среди них есть платные и бесплатные версии, разные программы поддерживают различные форматы файлов, что вынуждает пользователей продумывать и анализировать то, какой именно документ и в каком формате требуется подписать

Кроме того, нужно обращать внимание на то, подходит ли программа к ПО вашего устройства. Если ПОне подходит, необходимо будет искать другую, потому что выбранная вами программа вряд ли запустится и будет работать без ошибок

С помощью ViPNet CryptoFile

Программа часто используется для оформления цифровой подписи используется часто и подходит для документов в различных форматах и на различных устройствах. Среди форматов, которые можно подписать благодаря этому ПО, следующие:

• Doc;
• Xls;
• Jpg;
• Xtml;
• Txt;
• Архивы;
• Декларации.

После подписания программа сохраняет файл в формате sig.

Основным плюсом программы является то, что она полностью бесплатная. Вам не нужно тратить деньги для ее скачивания и установки. Для получения ее полной версии необходимо только зарегистрироваться на сайте разработчика, после чего вы получите код активации. Подпись может размещаться как непосредственно в документе, так и в собственном связанном с документом файле.

Минусом является то, что к каждому файлу можно прикрепить одну подпись, при этом пользование программой очень простое. Чтобы подписать файл, нужно нажать в нем правой кнопкой мыши и выбрать ViPNet CryptoFile, после чего нажать «подписать».

С помощью КриптоАРМ

Программа КриптоАРМ в сравнении с предыдущей имеет отдельный минус. Она платная, а значит, скачать ее для того, чтобы подписать пару документов, и потом удалить – не лучшая идея. В то же время она позволяет добавить много электронных подписей к одному документу и поддерживает работу в большинстве стандартных форматов.

Подписание документа также проходит очень просто. В меню правой кнопкой мыши нужно выбрать название программы, КриптоАРМ, и нажать кнопку «подписать».

Как подписать ЭЦП документ?

Прежде чем подписать вордовский документ ЭЦП, необходимо полностью завершить его редактирование и сохранить, так как после подписания документ будет доступен только для чтения. Теперь переходим к тому, как подписать
документ Ворд ЭЦП. Из верхнего меню нужно выбрать Сервис – Параметры – Безопасность, нажать на Цифровые подписи – Добавить. В окне следует выбрать пользователя, чьей ЭЦП планируется подписать документ Word, и нажать ОК. После этого в правой нижней части документа должен появиться значок, подтверждающий, что ваш документ Ворд подписан и содержит ЭЦП.

Смотрите видеоурок

Узнайте, как подписать документ в цифровой форме. Вот шаги для добавления. Если вы ищете решение, вы можете найти его здесь. Это дает уникальную возможность создавать электронные документы с аналогичной безопасностью для традиционных бумажных документов.

Подпись с использованием нового цифрового удостоверения

Целостность Проверка неконкурентоспособности.
. Если вы держите такой документ в своих руках, вы можете быть уверены, что он действительно исходит от отправителя и что контент не был изменен каким-либо образом с момента подписания. После этого вы должны сначала прочитать в своем частном сертификате, т.е. импорт.

Это было описание схемы, используемой в том случае, когда требуется подписать ЭЦП документ Word 2003. Если используется другая версия, то для подписи ЭЦП
документа Word 2007 нужно зайти в меню Пуск, выбрать Подготовить – Добавить электронную подпись, а после отображения информационного сообщения нажать ОК – Изменить, выбрать сертификат подписи и подтвердить. Для отображения подписи необходимо, чтобы у адресата была та же версия Word, что и у отправителя, либо нужно будет использовать плагин КриптоПро Office Signature (для Word 2010).

Если в вашем файле есть определенные специальные символы, например восклицательный знак, могут возникнуть проблемы со швейцарской клавиатурой; в этом случае введите пароль, используя вырезать и вставить! Импорт предполагает, что корневой сертификат эмитента сертификата существует на вашем компьютере.

Подробное руководство можно найти в справке «Как сделать». В качестве введения мы рекомендуем следующие темы. На немецком языке: проверьте подпись. Используемые квалифицированные подписи эквивалентны подписям в соответствии с Австрийским законом о подписи. Это гарантирует подлинность и целостность документов даже в электронной форме.

Для того чтобы подписать ЭЦП документ Word 2010, потребуется зайти в Файл – Сведения – Добавить цифровую подпись (КриптоПро). Как выглядит документ, подписанный ЭЦП? Если подписанный вложенный документ передается адресату, то он получает сам файл и файл подписи. Для проверки подписи отправитель и адресат должны заранее обменяться открытыми ключами. При получении письма, подписанного ЭЦП, почтовая программа сама сообщает о том, что сообщение подписано.

В соответствии с полномочиями подписи документы подписываются ответственными лицами с их персональными квалифицированными сертификатами, использующими блоки обеспечения безопасности подписей. Подписи представлены в документе в сигнатурном блоке, который содержит всю существенную информацию и более подробно объясняется ниже.

Структура блока подписи сопоставима с официальной подписью. Замечание об инспекции: Ссылка на эту страницу. Если документ подписывается несколькими лицами, для каждого подписавшего будет вставлен отдельный блок подписи. Для подписи используется метод, который позволяет извлекать текстовый контент, его безопасный показ в «защищенном зритетеле» и квалифицированную подпись в текстовом контенте. На самом деле подписываются только те данные, которые представлены в тексте в тексте.