Project manager (pm)

Суть проектного управления, ее особенности

Проект в проектном менеджменте (project in project management) – ряд мероприятий, работ, планов и других заданий, ограниченный во временном, ресурсном и финансовом плане и направленный на разработку и создание продукта, имеющего признаки уникальности. Его основными признаками являются:

• единоразовость, а не повторяемость;
• ориентация на достижение определенного конечного результата
• уникальность конечного продукта;
• наличие «тройственной ограниченности» – времени, стоимости и содержания, реализуемый замысел всегда имеет четкое начало и конец;
• значительное количество процессов, связанных между собой в различных комбинациях и требующих координации.

Такого рода управление внедряется для того, чтобы повысить конкурентоспособность организации или предприятия, разработать не имеющий аналогов инновационный продукт, повысить эффективность всех уровней взаимоотношений в компании. Политика концентрации всех наличных ресурсов (производственного, кадрового, научного) на приоритетном направлении позволяет снизить себестоимости продукции за счет сокращения времени, затраченного на ее разработку и тестирование. Это, в свою очередь, привлекает дополнительные инвестиции и мотивирует персонал на достижение результата, а не механическое выполнение какого-либо действия. Возможность увидеть плоды свое деятельности вкупе с материальным поощрением позволяет привлекать в фирму перспективных работников.

Все решения и промежуточные действия, производимые на проектных принципах, объединяются в большую систему проектного управления (project management system). Чтобы обеспечить качественную и производительную работу на основе этих принципов, необходим профессионал со специфическим набором знаний и умений. Где же найти такого специалиста и как подтвердить его квалификацию?

Проблемы карьеры проджект-менеджера

Карьера в управлении проектами не идеальна. Как и у любой другой работы, у неё есть свои недостатки. Реальность такова, что это может быть трудной работой, и вы должны быть подходящим человеком, чтобы делать это и справляться со всеми проблемами.

Некоторые руководители могут даже работать в течение долгих напряженных часов, чтобы убедиться, что проект будет реализован согласно графику, и будет выполнен до установленного срока.

Более того, не ждите, что вы, как руководитель проекта, просто вернетесь домой и сможете легко абстрагироваться от своей работы. Многие руководители отслеживают свои проекты, отвечают на электронные письма и остаются на связи со своей командой даже после работы или в выходные дни.

Если вы работаете в небольшой компании, в которой вы являетесь единственным руководителем проекта, то вы можете взять на себя все обязанности. Это означает, что вам нужно будет управлять несколькими проектами сразу и выделять достаточно ежедневного времени для управления в каждом из них.

Если вы только начинаете свою карьеру, это может оказаться для вас неразрешимой проблемой, поскольку у вас еще нет необходимых знаний, чтобы соответствующим образом управлять своим временем.

С другой стороны, у вас может не получиться подобрать проект, над которым вы будете работать. Это означает, что вы получите небольшие проекты, с которыми будете тратить время впустую.

Точно так же вы можете столкнуться с проектом, связанным с областью, которая вас не интересует. Это будет препятствовать вашему желанию узнать больше и получить полный контроль в этой сфере.

Ответственность, с которой сталкивается руководитель проекта, непроста для всех. Давление, связанное со своевременной реализацией проекта, может быть слишком сильным, если вы не привыкли к владению подобными полномочиями. Точно так же, если вы не переносите стрессы, держитесь подальше от сложных проектов или даже от этой профессии.

С другой стороны, будучи проджект-менеджером, вы можете сохранять полный контроль над тем, что происходит в процессе разработки проекта.

Однако, правда в том, что вы полностью зависите от того, чего хотят ваши клиенты. Не поймите это неправильно. Вы можете делать свои собственные предложения, но также вы должен проявлять гибкость в отношении любых изменений, которые может пожелать внести клиент в последнюю минуту, не жалуясь на них.

Топ-менеджмент часто получает возможность принимать окончательные решения. Это одна из причин, по которой управление проектами так сложно реализовать в компании, где топ-менеджеры и менеджеры проектов обладают одинаковыми полномочиями.

Кроме того, люди не всегда любят проджект-менеджеров. Сотрудникам нравятся хорошие менеджеры проектов, потому что они дают подробные и точные задания, внимательны и могут подавать пример. С другой стороны, плохие менеджеры проектов — это те, кто подчеркивает необходимость большого количества мета-работы: слишком много встреч, презентаций, отчетов о состоянии дел и мало фактических возможностей для работы и роста. Другими словами, руководители проектов посвящают себя в достижение ценного результата, а не в процесс разработки.

Есть также проджект-менеджеры, которые считают, что проект принадлежит им. Но дело не только в менеджерах проектов. Продакт-менеджеры и менеджеры программного обеспечения сталкиваются с одними и теми же проблемами, и правда в том, что любой сотрудник может быть сторонником мета-работы.

Неспособность раскрыться своим сотрудникам и выслушать их мнение может только оттолкнуть их. В течение вашей карьеры вы столкнетесь с трудными сотрудниками, и вам будет сложно заставить их понять вашу цель.

Чтобы заслужить уважение своей команды и избежать ненужных споров, научитесь активно прислушиваться к другим, сосредотачиваться на сотрудничестве команды, открыто общаться и стремиться к достижению реальных результатов в проекте, а не только оценивать и документировать.

Узнайте, как вы можете стать их наставником, и позаботьтесь о том, чтобы ваше руководство было максимально полезным и точным. Никого так не ненавидят, как проджект-менеджера, который выбрасывает случайные задачи без точных описаний или требований клиентов. Это может свидетельствовать о том, что вы мало знаете о предмете или требованиях клиента.

Цените людей и относись к ним с уважением. Никогда не смотрите на членов своей команды просто как ресурсы или машины, которые могут мгновенно выполнить любую задачу. Слушайте, понимайте и приспосабливайтесь к их собственным потребностям. Если вам не нравится работать с людьми, и не терпится дождаться, пока коллеги выполнят свои обязанности, возможно, вам не подойдет эта работа.

What Is Project Management Software?

Let’s say you’re building a house. It’s a complex process in which some tasks must be done in a particular order. You cannot install windows if you haven’t put up the walls yet. You probably have dozens of contractors working on the house, and you have to know which days they are available to pour the foundation, lay the tile, and so forth. Then you have to schedule them based not only on their availability but also on each task happening in the right order. The way to manage a complex project like this one, including all the jobs that need to be done by whom and when, is to use project management software.

Project management software is a type of online collaborative app where everyone who’s working on a project can log in and see what they’re supposed to do and when. They also record their progress on those tasks and add relevant details, such as notes about any changes. People who have the right permission level can see what everyone else is doing or will need to do and when. For the person or people managing the project, the app provides a clear overview of the project and its health. Are all the tasks on track to be completed on time? If one task is late, how does that affect the projected deadlines of other tasks? Is someone available to pick up an urgent task if the person assigned to do it is ill?

Zoho Projects’ Gantt chart view

Asana

Asana is a flexible saas project management tool with a focus on collaboration. There are workflows that automate recurring tasks. It is intuitive with different task displays and supports custom fields and forms. You can even invite unlimited guest users. There are also options to build custom rules and approval workflows.

Asana offers a lot for productivity and collaboration while a lot of the core project management functionalities are handled through integrations which may not be ideal for all users. It’s good for all-size businesses but not ideal for freelancers. Some users feel Asana’s interface is overly simple and the system is too rigid, but it has strong task management and collaboration features. If your style of project organization software matches well with Asana, you’ll love it.

Pricing: There’s a free plan for up to 15 users. You can manage tasks by viewing them as lists, on a calendar, and on a Kanban board. Their Premium plan costs $10.99/month/user and supports timelines, reporting, custom fields, automation rules, and more. The Business plan offers a multitude of features– like approvals, portfolios, rule builders, workload, and advanced integrations–that are unavailable in the other plans. It’s priced at $24.99/user/month when paid annually.

Что делают проектные менеджеры? Опиши рутинные и необычные задачи, которые может и должен уметь решать PM.

Перед тем, как описывать задачи, пожалуй, стоит познакомить читателей с некоторыми терминами проектного менеджмента. Итак, проект – это ограниченное по времени мероприятие, результатом которого является выпуск того или иного уникального продукта. Если элемент уникальности «выпадает», то речь идет уже об операционной деятельности. Для большего понимания: создание первого образца Porsche Cayenne – проект, выпуск последующих машин на конвейере – операционная деятельность.

Проект состоит из таких стадий, как инициация, планирование, реализация, мониторинг-контроль и, наконец, завершение. В идеале успешное 🙂 PM включается уже на самой первой стадии, он должен все взять в свои руки и привести к логическому завершению.

3 основные опорные точки любого проекта: сроки, объем работ и ресурсы. Вместе они образуют проектный треугольник, в середине которого находится качество. Изменение каждой из перечисленных точек влияет на качество выпускаемого продукта. Собственно, в управлении этим треугольником и заключается работа проектного менеджера. Нужно следить, чтобы все параметры были сбалансированы и попадали в ожидания заказчика

Важно понимать, что для заказчика первостепенно, насколько он готов поступиться качеством, например, уменьшив сроки или бюджет

Что касается рутинных задач, то, скорее всего, к ним я бы отнес репортинг и совещания, в эту же категорию попадает ведение ведение проектных документов. Вряд ли это кого-то сильно вдохновляет 🙂

В число необычных задач я бы включил управление рисками, это достаточно интересная работа, в которую вовлечены все стейкхолдеры, а не только один PM. Как это делается: в ходе мозгового штурма записываются все возможные события, которые могут помешать проекту, даже самые безумные типа землетрясения. Все это оформляется в реестр, каждому риску присваивается вероятность (низкая, средняя или высокая) и степень влияния на ход проекта. Журнал рисков составляется единожды, но никогда не «пишется в стол», а постоянно пересматривается. PM как владелец реестра работает над тем, чтобы снизить шансы возникновения того или иного риска или его ущерб для проекта.

Также меня драйвит всё, что касается управления коммуникациями на проекте

Очень важно определить, кто обязательно участвует в согласовании тех или иных решений, чтобы не занимать рабочее время людей, которые не нужны на том или ином этапе. В то же время требуется всё спланировать таким образом, чтобы не оставить кого-то «за бортом»

Можно не учесть требования ключевого стейкхолдера и в итоге получится ситуация аля «Все хорошо поработали, но оценка 2».

Обязанности Project Manager

Приготовьтесь – сейчас будет жестоко и правдиво.

Изучение бизнеса клиента

С этого начинается ведение любого проекта. Аудит бизнеса и ниши на рынке, анализ конкурентов, целевой аудитории. Все это проект-менеджер делает в связке с заказчиком, контент-стратегом, маркетологом и другими аналитиками компании.

Составление плана работ

Обычно такие задачи проект-менеджер тоже решает не один, а вместе с аналитиками. Что за чем следует, что из чего вытекает – все это надо просчитать. Составленный план работ нужно согласовать с заказчиком – и порой не один раз.

Постановка задач исполнителям

Хорошо, когда в распоряжении менеджера сложившаяся команда профессионалов, в которой четко распределены роли. Например, все знают, что на тему строительства отлично пишет Вася, а статьи Васи привык редактировать Петя. В таком коллективе редко случаются накладки (если только произойдет форс-мажор), все привыкли работать в команде четко и слаженно.

Если проект новый, тематика не так проста, проект-менеджеру придется думать, какую задачу кому поручить.

Задачи ставятся как глобальные – на время всего проекта, так и каждодневные. Как правило, проект-менеджер начинает день с расписывания задач по проекту и назначения ответственных лиц.

Постановка дедлайнов

Глобальные сроки ставит сам заказчик – например, чтобы блог был создан в течение месяца. Менеджер проекта дробит их в зависимости от объема и сложности задач: например, на создание прототипа уйдет 3 дня, на разработку функционала – неделя, на наполнение контентом – еще две недели, и так далее.

Важно знать, как справятся с дедлайнами исполнители. Огромную роль играет человеческий фактор: Миша лучше всех справляется с прототипами, но делает их очень медленно

Значит, лучше дать ему несрочный проект – пусть себе корпит. А если сроки горят – нужно подключить к делу Сашу, который работает как метеор и точно не подведет. Понимаете, сколько нюансов?

Решение текущих проблем

“Какой шрифт поставить – с засечками или без?”. “Слишком много ключей – статья будет переспамленной!”. ” Этот цвет отвратно смотрится – давай другой попробуем!” – все эти вопросы, которые возникают у членов команды и с которыми они идут к проект-менеджеру, приходится оперативно решать. Для этого – быть на связи с заказчиком, а в отдельных случаях обращаться к вышестоящему руководству.

Контроль за выполнением работ

Лучше всего командные проекты ведутся в специальных сервисах – например, “Трелло”. Под каждый проект создается своя доска, где расписываются все задачи, исполнители и дедлайны. Менеджеру достаточно беглого взгляда на доску, чтобы понять, все ли идет по плану или возможен срыв.

Проведение планерок

Периодически менеджер проектов должен собирать команду, чтобы лично проверить ход работ и высказать соображения. Не обходится и без мозговых штурмов – одна голова хорошо, а несколько – лучше.

Управление рисками

В любой команде случается форс-мажор. Заказчику не объяснить, что половина команды внезапно свалилась с гриппом – значит, надо иметь на подхвате других специалистов.

Составление отчетов для клиента

Где-то в идеальном мире клиент отдает проект в работу и самоустраняется до момента итогового согласования. На деле же заказчики требуют постоянно отчитываться о ходе работы. Менеджер собирает данные о том, что уже сделано и какие результаты получились, и отправляет их клиенту.

Экзамены, сертификация и обучение

На данный момент в мире насчитывается более 470,000 менеджеров и специалистов по управлению проектами, имеющих сертификацию PMP – Project Management Professional. Степень по управлению проектами PMP, может получить каждый специалист из любой отрасли. PMP позволяет войти в ряды самого большого и престижного сообщества специалистов по управлению проектами.

Для получения степени PMP,  необходимо соответствовать определенным требованиям к образованию и опыту работы. Также необходимо пройти экзамен в виде теста на компьютере в специализированных аккредитованных центрах по всему миру (Registered Education Provider). Данный тест разработан для объективной оценки компетенций претендента в части управления проектами.

Требования к кандидату

Необходимо соответствовать первой или второй категории. Первая категория — высшее образование (не ниже бакалавра), 4,500 часов (36 непересекающихся месяцев за последние 6 лет) работы в области управления проектами (по пяти группам процессов) до подачи заявки. Также на момент подачи заявки, кандидат должен иметь 35 часов обучения (PDU).

При себе иметь подтверждающие документы:

1. Сведетельство о высшем образовании.
2. Форма подтверждения опыта
3. Перечень обучающих программ, пройденых кандидатом (35 PDU)

Посредством теста на степень PMP оцениваются применение знаний и навыков, использование инструментов и методов применяемых на практике при управлении проектами. Еще в 1997 году были разработаны требования к экзамену. Претенденту необходимо выбрать один правильный ответ из 4 вариантов по каждому из 200 вопросов. Сам тест состоит из 175 вопросов, остальные 25 вопросов определяются, как претестовые и в зачет не идут. Все вопросы в тесте разрабатываются комиссией, состоящей из специалистов со степенью PMP. Вопросы входящие в тест, ежегодно проверяются на соответствие экзаменационным требованиям. Для успешного прохождения теста, претенденту, за 4 часа, необходимо положительно ответить на 106 вопросов из 175. Получается, что проходной балл по экзамену составляет 61%.

Подготовка к экзамену PMP

Из множества учебников и материалов для подготовки к экзамену на степень PMP основным конечно же является сам свод знаний по управлению проектами — PMBoK Guide. Данный стандарт на двух языках (английский и русский) и множество дополнительных материалов (книг и учебников) по управлению проектами можно приобрести в специализированных on-line магазинах PMI.

Но получение сертификата PMP не заключается в одной лишь теории, кандидату необходимо будет применить свой опыт т.к. большинство вопросов в тесте основаны на ситуациях. Для участия в экзамене не требуется в обязательном порядке проходить специализированные курсы PMI, хотя список сертифицированных провайдеров всегда можно найти на сайте PMI.

Содержание экзамена PMP

Далее в процентном соотношении представлена разбивка вопросов экзамена по группам процессов:

• Инициация проекта (Project Initiating) – 13 % вопросов
• Планирование проекта (Project Planning) – 24 % вопросов
• Исполнение проекта (Project Executing) — 30 % вопросов
• Контроль проекта (Project Control) – 25 % вопросов
• Завершение проекта (Project Closing) – 8 % вопросов

В свое время, PMI провело исследование по описанию ролей (The Role Delineation Study), которое в последствии легло в основу Кодекса Профессиональной Этики (PMP Examination Specification). Данное исследование описывает экзаменационные вопросы, и как следствие служит отличным материалом для подготовки к экзамену.

Просмотры:
24 218

Советы новичкам

Несколько полезных советов вчерашним ученикам:

Лучше обойтись без поиска обходных путей в достижении желаемого места работы. Многие новички устраиваются в компанию на другие вакантные должности в надежде позднее занять кресло менеджера проектов.

На джуниорскую должность принимают новичков IT-компании, отделы по разработке ПО (на время работы над конкретным заказом). Приобретение практических навыков под руководством опытных наставников позволит приобрести ценный опыт, определиться с дальнейшим направлением деятельности.

Специалисты дают также другую рекомендацию: можно зайти через тестирование, и только потом выбрать, чем заниматься – менеджментом или разработкой.

Сертификация проджект-менеджеров

По мере продвижения по службе в качестве менеджера проекта вы либо почувствуете необходимость подтвердить свои знания в области управления проектами, либо работодатель попросит вас получить сертификат. Хотя сертификаты могут постепенно терять свое значение для рекрутеров, опыт, который вы получаете во время тренингов и экзаменов, незаменим.

Наличие сертификата является плюсом, но обширные знания и опыт в этой области имеют большее значение для успеха проекта. Сертификаты — это еще не всё. Вы можете иметь все дипломы в мире, и, тем не менее, если у вас нет реальных знаний или опыта работы в управлении проектами, никто не захочет работать с вами.

Не спешите учиться только для сертификации по управлению проектами. Некоторые работодатели даже не принимают их, а онлайн-сертификаты практически бесполезны. Кроме того, вам следует пройти сертификацию, связанную с проектами, в которых вы работаете, или отраслью, в которой вы участвуете. Вот список самых известных сертификатов по управлению проектами.

1. PMP Сертификация

Возможно, одна из наиболее известных сертификаций управления проектами. Сертификация Professional Management Professional, предоставляемая Институтом управления проектами (PMI), устанавливает стандарты управления проектами. Руководство PMBOK является основным учебным ресурсом, но вы можете свободно использовать любые другие материалы, посвященные PMP экзамену.

Не каждый может пройти этот тест. Экзамен состоит из 200 вопросов с несколькими вариантами ответов и требует трехлетнего опыта работы в качестве руководителя проекта (или пяти, если у вам нет четырехлетней степени), не менее 4500 часов опыта работы по руководству проектами (или 7500, если у вас нет четырехлетней степени), и 35 часов формального обучения по управлению проектами.

Если вы ищете комплексный курс, то тренинг PMP предлагает общепринятые стандарты, которые могут помочь добиться успеха в проекте. Имейте в виду, что срок действия этого сертификата истекает, так как вы должны продлевать его каждые 3 года из-за меняющейся природы стандартов в управлении проектами.

Примечание. Руководство PMBOK и PMP сертификация в основном известны в США, Канаде и на Ближнем Востоке. Для Европы вы можете обратиться за сертификацией к PRINCE2.

Если вы еще не готовы сдать PMP экзамен, попробуйте пройти сертификационный экзамен по управлению проектами. CAPM Сертификация идеально подходит для менее опытных людей, которые имеют небольшой опыт в управлении проектами, но хотели бы продолжить эту карьеру в будущем. Получение этого сертификата поможет вам доказать свою приверженность этой профессии, несмотря на то, что у вас еще недостаточно опыта работы.

2. Сертификация PRINCE2

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) является методом управления проектами. PRINCE2 разработало правительство Великобритании, поэтому, если вы планируете работать в Великобритании, можете попробовать получить этот сертификат.

Эта сертификация имеет два основных пути обучения, на выбор.

PRINCE2 Foundation. Этот первый уровень может подтвердить ваши базовые знания метода. Для сдачи этого экзамена нет никаких предварительных условий, но вы должны иметь опыт в управлении проектами. Наличие этого сертификата не означает, что вы можешь стать руководителем проекта, но вы можете работать в команде, которая использует PRINCE2 в качестве метода.

PRINCE2 Practitioner. Этот уровень подтверждает, может ли кандидат использовать метод PRINCE2 в реальных условиях или нет

Это, пожалуй, самое важное, что вы можете получить, если хотите работать с PRINCE2 в будущем. Сертификация позволяет вам стать менеджером проекта, который может применять принципы PRINCE2 в проекте.

3. Scrum сертификаты

Scrum — это гибкая система, которая часто используется для управления продукцией или для проектов в индустрии программного обеспечения. Scrum.org предоставляет задания, которые могут подтвердить ваши знания в Scrum. Вы можете выбрать одну из следующих аттестаций:

1. Профессиональный Scrum мастер.
2. Профессиональный Scrum владелец продукта.
3. Профессиональный Scrum разработчик.
4. Профессионал в Scrum масштабировании.
5. Профессионал в Agile лидерстве.
6. Профессионал Scrum совместно с Kanban.

Если вы не ищете сертификацию и просто хотите проверить свою Scrum команду, то для этого есть ряд открытых заданий, которые можно выполнить бесплатно.