Активная ячейка / активный лист

Подсветка строки в Excel цветом

Чтобы создать свой широкий курсов на целую строку в Excel, необходимо создать макрос и использовать его вместе с условным форматированием. Для примера создадим таблицу с широкими строками и большим количеством столбцов. Нам нужно выделить строку цветом по условию Excel. Например, если активная ячейка находится в строке 2, тогда выделить цветом всю строку 2 (в пределах таблицы или на весь лист). Для примера создадим таблицу с широкими строками и большим количеством столбцов:

Подсветка текущей строки в Excel цветом:

1. Откройте редактор VBA для этого выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Visual Basic». Или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+F11.
2. В правом окне к активному проекту добавьте новый модуль. Для того в редакторе VBA выберите опцию: «Insert»-«Module»
3. В окне модуля вставьте этот VBA-код макроса:
4. Не закрывая окно VBA-редактора перейдите на рабочий лист с исходной таблицей. Выделите целую вторую строку таблицы A2:H2 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать формулу для определения форматированных ячеек:».
5. В полю ввода введите формулу:
6. Щелкните по кнопке «Формат» и на вкладке «Заливка» укажите зеленый цвет. На всех окнах жмем ОК.
7. Скопируйте вторую строку таблицы.
8. Выделите остальные строки и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Вставить»-«Специальная вставка»-«Форматы» (или нажмите комбинацию клавиш CTRL+ALT+V, потом отметить форматы и нажать ОК). Или воспользуйтесь инструментом: «ГЛАВНАЯ»-«Буфер обмена»-«Формат по образцу».
9. Вернитесь к редактору VBA и в окне «Project» дважды щелкните по «Лист1». В появившемся окне вставьте следующий VBA-код макроса:
10. Сохраните и закройте редактор VBA.

В результате происходит выделение строки условным форматированием только там, где находится активная ячейка. Эффект широкого курсора таблицы для комфортного просмотра данных с большим объемом информации. Сделав активной любую ячейку таблицы и сразу же выделяется цветом строка в которой находится данная ячейка.

Полезный вопрос! А как же выделить активный столбец цветом? Аналогичным методом реализовывается с помощью макроса не только подсветка цветом активной строки, но и столбца. Для этого:

1. В модуль где находится код подсветки строки VBA-макроса, добавим код новой функции АктивныйСтолбец:
2. Добавим новое правило в условном форматировании для нашей таблицы в диапазоне A1:A7. Теперь в новом правиле пишем функцию АктивныйСтолбец(), а вместо функции СТРОКА – СТОЛБЕЦ. И указываем синий цвет форматирования заливки ячейки.
3. Проверим все созданные правила для таблицы. Перейдите в ячейку A2 и ввыберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Управление правилами». Диспетчер правил условного форматирования должен выглядеть так:
4. Скопируйте формат столбца A1:A7 в остальные столбцы таблицы диапазона B1:H7. Например, с помощью инструмента: «ГЛАВНАЯ»-«Буфер обмена»-«Формат по образцу».
5. Результат превышает ожидания. Идеальный курсор для просмотра огромных таблиц с большим количеством данных на множестве строк и столбцов:

Принцип действия создания пользовательского курсора для таблицы

Применяемая в условном форматировании созданная нами функция VBA =АктивнаяСтрока() позволяет нам получить номер текущей строки в которой стала активной любая из ее ячеек. Результат вычисления пользовательской функции =АктивнаяСтрока() сравнивается с результатом функции =СТРОКА(), которая также возвращает номер текущей строки в данном моменте вычисления условного форматирования.

Скачать пример выделения активной строки и столбца цветом

Так как обе функции выполняются при активной ячейке в одной и той же строке их значения равны между собой и возвращают общее логическое значение ИСТИНА. В результате чего происходит выделение строки цветом по условию. Если значение ИСТИНА, тогда присваивается формат цвета для целой активной строки таблицы.

Время от времени бывает удобно иметь возможность выделить (подсветить) активную строку или столбец. Решение в очень простом методе достижения этого эффекта. Мы будем использовать условное форматирование и лишь пару строк кода VBA.

Условное форматирование для сравнения двух столбцов

Когда необходимо произвести сравнение двух столбцов в таблице, очень хороший способ указать на имеющиеся совпадения и различия – выделить их.

Как найти и закрасить совпадающие ячейки в столбцах

Можно использовать специальный пункт вкладки «Условное форматирование» — «Повторяющиеся значения».

На рисунке вы видите, что дубликаты выделены зеленым. Думаю, здесь все довольно просто.

Выделение совпадений двух столбцов построчно

Если у нас есть несколько копий одной и той же таблицы, может возникнуть необходимость найти и показать их различия и совпадения. В этом случае попробуем сравнить столбцы таблиц построчно.

Чтобы сравнить данные в каждой строке двух столбцов таблицы, воспользуемся формулами условия.

Выберите, в каких ячейках вы будете отмечать совпадения – в первой или во второй таблице. Я выделил B3:B25. То есть, в первой таблице мы закрасим ячейки, которые дублируются во второй таблице.

Обратите внимание, что в формуле используется абсолютная адресация на колонку. Это необходимо для того, чтобы происходило последовательный перебор значений, двигаясь вниз начиная с B3 до B25

Как найти и закрасить совпадения в нескольких столбцах

Представим, что наша задача – найти и выделить в столбце таблицы те значения, которые совпадают хотя бы с одним столбцом второй таблицы. В нашем случае – мы последовательно будем брать данные из столбца B и определять, нет ли такого же значения в этой же строке в нескольких колонках второй таблицы.

Давайте закрасим цветом те ячейки в столбце B, которые хотя бы однажды встречаются в G,H и I.

Диапазон форматирования – B3:B25. Выделяем его и в меню – «Создать правило» выбираем «Использовать формулу…»

Запишем правило условного форматирования:

=ИЛИ($B3=$G3;$B3=$H3;$B3=$I3)

Последовательно двигаемся сверху вниз и сравниваем каждую ячейку колонки B с находящимися в той же горизонтали значениями в G,H и I.

То есть, необходимо, чтобы выполнялось хотя бы одно из условий, достаточно одного совпадения.

Но если столбцов будет не 3, а, предположим, 10? Формула станет слишком громоздкой. Ведь придется указать 10 критериев совпадения.

Есть более простой способ. Изменим правило форматирования и используем функцию СЧЁТЕСЛИ:

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($G3:$I3;$B3)>0;1;0)

СЧЁТЕСЛИ определяет, как часто определенное значение встречается в диапазоне. Считаем, сколько раз значение из B3 встречается в G,H и I таблицы, то есть в $G3:$I3. Если будет более одного совпадения, то срабатывает правило.Функция возвращает 1. А 1 в логическом выражении соответствует ИСТИНА, 0 — ЛОЖЬ. То есть, если счет равен нулю, то в текущей позиции нашего столбца содержится уникальное значение, которое больше нигде в диапазоне поиска не встречается. Согласитесь, так гораздо удобнее, чем писать множество однотипных критериев.

И теперь при помощи такого подхода мы можем решить более сложную задачу: выделить в B те данные, которые хотя бы раз встречаются в одном из нескольких столбцов.

Вот это новое правило:

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($G$3:$I$25;$B3)>0;1;0)

Теперь совпадения мы ищем во всех столбцах таблицы 2, а не только в одном из них. Возможно, такой пример вам также будет полезен.

Обратите еще раз внимание на то, как определены абсолютные ссылки. Суть в том, что должен меняться номер строки, но не номер столбца

Тогда все будет работать.

Макрос

Давайте подумаем каким образом макрос должен производить перекрестное отображение данных на листе.

Во-первых, нам необходимы 2 макроса, которые будут включать или отключать опцию отображения. Это пригодится нам для удобства работы, чтобы выделение работало исключительно в нужные моменты (при поиске) и не мешало работать в остальных (при вводе формул, создании графиков и т.д.)

Во-вторых, нам нужен сам макрос выделения строк и столбцов для ячейки. Соответственно, постоянно работает при включении опции отображения и не работает при отключенной опции.

Перейдем в редактор Visual Basic (быстрый переход с помощью комбинации клавиш Alt + F11). Далее добавим в исходный код листа (в левой части панели выбираете нужный лист, правой кнопкой мышки щелкаете по нему и выбираете View Code) вставляем туда следующий код:

Возвращаемся в Excel. Для начала работы координатного пересечения необходимо включить опцию отображения, для этого открываем окно с макросами (сочетание клавиш Alt + F8) и запускаем макрос Coordinate_Selection_On (для отключения опции запускаем Coordinate_Selection_Off).

Все готово (не забудьте сначала запустить макрос Coordinate_Selection_On):

плюсовминусам

Теперь перейдем к альтернативной реализации.

Как сделать условное форматирование в Excel

Инструмент «Условное форматирование» находится на главной странице в разделе «Стили».

При нажатии на стрелочку справа открывается меню для условий форматирования.

Сравним числовые значения в диапазоне Excel с числовой константой. Чаще всего используются правила «больше / меньше / равно / между». Поэтому они вынесены в меню «Правила выделения ячеек».

Введем в диапазон А1:А11 ряд чисел:

Выделим диапазон значений. Открываем меню «Условного форматирования». Выбираем «Правила выделения ячеек». Зададим условие, например, «больше».

Введем в левое поле число 15. В правое – способ выделения значений, соответствующих заданному условию: «больше 15». Сразу виден результат:

Выходим из меню нажатием кнопки ОК.

Задание оформления ячейки¶

Для того, чтобы задать шрифт, цвет заливки или обрамление ячейки или
выделенного блока ячеек, щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт
Свойства в появившемся меню. Вид диалогового окна выбора оформления
ячеек представлен ниже в трех вариантах, соответствующих закладкам.

Первая страница (рис 7.2) предназначена для выбора гарнитуры,
цвета, размера и стиля шрифта, которым будет выводиться содержимое
ячейки.

Рис 7.2

Вторая страница (рис 7.3) предназначена для выбора обрамления
ячеек и блока (если отмечен) и цвета заливки (фона) ячейки или блока.
Для выбора типа рамки для ячеек щелкните на одной из ограничивающих
ячейку линий, помеченных на рисунке как 1, 2, 3, 4. Обрамление блока
ячеек выбирается аналогично, но щелкать нужно в прямоугольнике,
помеченном цифрой 5. Для того, чтобы отменить обрамление ячейки,
выберите установите флажок на переключателе Нет рамки. Выбрать цвет
заливки ячейки можно в диалоговом окне, которое появится при нажатии
кнопки Цвет заливки.

Рис 7.3

Третья страница (рис 7.4) предназначена для выбора горизонтального и
вертикального выравнивания значения ячейки и для установки формата
отображения чисел для числовых ячеек, как то: количество десятичных
знаков, разделение групп разрядов, способ представления отрицательных
чисел.

Рис 7.4

Для более быстрого оформления ячеек на панели инструментов предусмотрены
следующие кнопки.

Эта кнопка служит для быстрого задания рамки ячейки или
группе ячеек. Она состоит из двух частей: правой и левой, разделенных
вертикальной линией. Нажатие правой части приводит к немедленной
установки рамок, схематически показанных на кнопке. При нажатии левой
части появляется окошко с двенадцатью типами наиболее часто
используемого обрамления. Выбор типа обрамления в этом окошке делает его
текущим для правой части и одновременно применяет его для
выделения в таблице. Если у ячейки/блока ячеек уже была определена
рамка, то выбранная в этом окне рамка будет добавлена к старой.

Эта кнопка предназначена для быстрой установки заливки (фона)
ячейки. Работа с ней аналогична работе с кнопкой выбора обрамления.

Установить горизонтальное выравнивание при выводе значения ячейки
относительно границ колонки можно с помощью следующих кнопок:

выравнивание по левому краю ячейки;

выравнивание по центру;

выравнивание по правому краю ячейки.

Установить стиль шрифта ячейки/блока ячеек можно с помощью следующих
кнопок:

сделать шрифт ячейки жирным;

сделать шрифт ячейки наклонным (курсивом);

сделать шрифт ячейки подчеркнутым.

Файлы данных в электронной таблице¶

Важным преимуществом ЭТ по сравнению с другими программами электронных
таблиц является возможность использования ее как форму представления и
редактирования данных. Это особенно полезно для больших массивов
структурированных данных, обрабатываемых одним определенным способом.

Как это делается

Для начала создается новая электронная таблица
через Главное окно проекта. Затем, на панели инструментов нажмите кнопку
или выберите пункт меню Журнал|Создать. При этом электронная
таблица переводится в режим построения отображения файлов БД.(рис 7.10)

Рис 7.10

Общая последовательность действий такова:

1. Отметить в иерархии данных поля, которые необходимо отобразить (рис
   6.8).

1. Расставить их в электронной таблице (рис 6.9)
2. Нажать кнопку Создать для создания отображения или кнопку
   Отмена в противном случае.

Каждый из пунктов подробно описан ниже.

Отметка полей в иерархии данных

В иерархии Вы должны отметить поля, которые хотите отобразить
в таблице. Для отметки поля нужно сделать двойной щелчок на нем или
нажать клавишу *Пробел*. При повторном нажатии клавиши *Пробел*
отметка с поля снимается. Вид иерархии БД с отметченными полями
представлен на рис 7.11.

Рис 7.11

Самое верхнее отмеченное поле на каждом уровне иерархии называется
ключевым. Основное отличие ключевых полей от остальных заключается в
возможности изменения номера текущей отображаемой записи. С ключевым
полем может быть связано любое количество отображаемых полей из числа
имеющихся в файле данных. С ключевой ячейкой могут быть связаны не
только отображаемые поля текущего файла данных, но и ключевые ячейки
подчиненных файлов. Текущее отображаемое в ЭТ значение может быть
отредактировано и сохранено в файле данных.

В приведенном выше примере отмечены для отображения поля: Имя,
Начало, Окончание и Номер в файле Опробование. Ключевыми
полями являются поле Имя (БД «Скважины») и поле Номер (БД
Опробование). Таким образом, в электронной таблице мы получаем
отображение сразу двух файлов данных..

Расстановка полей в таблице

Под расстановкой полей в электронной таблице подразумевается назначение
каждому отмеченному полю конкретной ячейки для отображения. Эта операция
выполняется с помощью мыши и заключается в следующем:

1. Подвести курсор мыши к отмеченному полю;

1. Нажать левую кнопку и удерживая ее переместить курсор мыши в область
   электронной таблицы. При этом сам курсор изменит свою форму на
   стрелку с прямоугольником.
2. Подвести курсор мыши к нужной ячейке и отпустить левую кнопку. При
   этом будет нарисована линия, соединяющая отмеченное поле и ячейку, а
   рядом с отмеченным полем будет выведено название ячейки для
   отображения.

Эту операцию нужно повторить для всех отмеченных полей. После назначения
ячеек отмеченным полям окно электронной таблицы будет выглядеть примерно
так, как показано на рис 7.12.

Рис 7.12

Если Вы не расставили поля сами, то ЭТ сделает это за Вас корректно. Но
избегайте случаев, когда часть полей Вы расставили, а часть нет. Для
полей с неуказанной ячейкой для отображения место будет подобранно
автоматически, но при этом правильность работы программы не
гарантируется. Поэтому, либо расставляйте все поля, либо не расставляйте
вовсе. Избегайте назначения разным полям одной и той же ячейки. Это
приведет к аварийному закрытию программы.

Создание отображения

После отметки и расстановки полей Вы можете нажать кнопку
Создать на панели инструментов для создания отображения выбранных
полей в электронной таблице. Если Вы все сделали правильно, то
электронная таблица будет выглядеть следующим образом (рис 7.13):

Рис 7.13

Арифметические операции

Excel – это в первую очередь функциональный калькулятор, который позволяет осуществлять многоуровневые расчеты. Особенно это полезно для бухгалтерского учета. Эта программа позволяет совершать все мыслимые и немыслимые операции с числами. Поэтому нужно понимать, как работают различные функции и знаки, которые могут записываться в ячейку.

В первую очередь, нужно разобраться в обозначениях, которые указывают на ту или иную арифметическую операцию:

1. + – сложение.
2. – – вычитание.
3. * – умножение.
4. / – деление.
5. ^ – возведение в степень.
6. % – процент. 

Начинать ввод формулы в ячейке следует со знака «равно». Например, 

=7+6

После того, как вы нажмете кнопку «ВВОД» данные автоматически подсчитываются, и в ячейке отображается результат. Если в результате вычисления оказывается, что после запятой огромное количество цифр, то уменьшить разрядность можно с помощью специальной кнопки на вкладке «Главная» в разделе «Число».

Использование формул в Excel

Если необходимо составить итоговый баланс, то недостаточно одного лишь сложения. Ведь он состоит из огромного числа данных. По этой причине разработаны технологии, дающие возможность всего в пару кликов создать таблицу.

Чтобы было более наглядно, давайте создадим такую простую таблицу с данными, где надо рассчитать сразу несколько значений.

Чтобы получить итоговый результат достаточно просто просуммировать значения по каждой товарной позиции за первые две недели. Это легко, потому что можно и вручную ввести небольшое количество данных. Но что, тоже руками получать сумму? Что же нужно сделать для того, чтобы систематизировать имеющуюся информацию?

Если использовать формулу в ячейке, можно выполнять даже самые сложные вычисления, а также программировать документ на выполнение тех действий, которые требуются.

Причем формулу можно выбрать прямо из меню, который вызывается нажатием кнопки fx. Мы в диалоговом окне выбрали функцию СУММ. Чтобы подтвердить действие, необходимо нажать кнопку «Enter». Перед тем, как пользоваться функциями на деле, рекомендуется немного потренироваться в песочнице. То есть, создать тестовый документ, где немного отрабатывать различные формулы и смотреть, как они работают. 

Ошибки при вводе формулы в ячейку

В результате ввода формулы могут возникать разные ошибки:

1. ##### – эта ошибка выдается, если при вводе даты или времени получается значение, ниже нуля. Также она может показываться, если места в ячейке недостаточно, чтобы вместить все данные. 
2. #Н/Д – эта ошибка появляется если не получается определить данные, а также при нарушении порядка ввода аргументов функции.
3. #ССЫЛКА! В этом случае Excel сообщает, что был указан неверный адрес столбца или строки. 
4. #ПУСТО! Ошибка показывается, если арифметическая функция была построена неверно.
5. #ЧИСЛО! Если число чрезмерно маленькое или большое.
6. #ЗНАЧ! Говорит о том, что используется неподдерживаемый тип данных. Такое может происходить, если в одной ячейке, которая используется для формулы, текст, а в другой – цифры. В таком случае типы данных не соответствуют друг другу и Excel начинает ругаться.
7. #ДЕЛ/0! – невозможность деления на ноль.
8. #ИМЯ? – невозможно распознать имя функции. Например, там указана ошибка.

Базовые понятия

Итак, основным элементом таблицы является ячейка. Она находится на пересечении колонки и строки, и поэтому у нее есть свой адрес, который можно использовать в формулах для того, чтобы указать на нее, достать определенные данные и так далее. 

Например, ячейка с адресом B3 имеет следующие координаты: строка 3, столбец 2. Увидеть его можно в левом верхнем углу, непосредственно под меню навигации. 

Второе важное понятие – рабочая книга. Это документ, открытый пользователем, который содержит перечень листов, какие в свою очередь состоят из ячеек

Любой новый документ изначально не содержит никакой информации, а в соответствующем поле вино адрес ячейки, выделенной на текущий момент.

Также отображается имя колонки и строки. Когда одна из ячеек выделена, на координатной панели соответствующие элементы будут выделены оранжевым цветом.

Чтобы ввести информацию, необходимо, как мы уже поняли выше, перейти в режим редактирования. Нужно выделить соответствующую ячейку путем левого клика по ней, а потом просто вводить данные. Также можно перемещаться между разными ячейками с использованием клавиатуры с помощью кнопок со стрелками.

Выбор прямоугольного диапазона ячеек

Чтобы выбрать прямоугольный диапазон ячеек вокруг ячейки, используйте метод CurrentRegion. Диапазон, выбранный методом CurrentRegion, это область, ограниченная любым сочетанием пустых строк и пустых столбцов. Ниже приведен пример использования метода CurrentRegion.

В этом коде будут выделены ячейки A1 — C4. В других примерах ниже показано, как выбрать один и тот же диапазон ячеек:

В некоторых случаях может потребоваться выделить ячейки a1 — C6. В этом примере метод CurrentRegion не будет работать из-за пустой строки на строке 5. В приведенных ниже примерах будут выбраны все ячейки:

Основные операции с ячейками

Выделение ячеек в один диапазон

Группировка информации в Excel осуществляется по специальному диапазону. В этом случае выделяется сразу несколько ячеек, а также, соответственно, строк и колонок. Если выделить их, отображается целая область, а в строке адреса приводится обобщенная информация по всем выделенным ячейкам.

Объединение ячеек

После того, как ячейки были выделены, теперь их можно объединять. Рекомендуется перед тем, как это делать, скопировать выделенный диапазон путем нажатия комбинации клавиш Ctrl+C и перенести в другое место с помощью клавиш Ctrl+V. Таким образом можно сохранить резервную копию данных. Это обязательно надо делать, поскольку при объединении ячеек вся содержащаяся в них информация стирается. И чтобы ее восстановить, необходимо иметь ее копию.

Далее необходимо нажать на кнопку, показанную на скриншоте. Там перечислено несколько способов объединения ячеек. Вам нужно выбрать тот, который больше всего подходит по ситуации.

Поиску требуемой кнопки. В навигационном меню нужно на вкладке «Главная» найти кнопку, которая была отмечена на предыдущем скриншоте, и отобразить выпадающий список. Мы выбрали пункт «Объединить и поместить в центре». Если эта кнопка неактивна, то нужно выйти из режима редактирования. Это можно сделать путем нажатия клавиши «Ввод». 

Если нужно скорректировать положение текста в получившейся большой ячейке, это можно сделать с помощью свойств выравнивания, которые находятся на вкладке «Главная».

Разделение ячеек

Это довольно простая процедура, которая в чем-то повторяет предыдущий пункт:

1. Выбор ячейки, которая раньше была создана в результате объединения нескольких других ячеек. Разделение других не представляется возможным. 
2. После того, как будет выделен объединенный блок, клавиша объединения загорится. После того, как по ней кликнуть, все ячейки будут разделены. Каждая из них получит свой собственный адрес. Пересчет строк и столбцов произойдет автоматически. 

Поиск ячейки

Очень легко не заметить важную информацию, когда приходится работать с большими объемами данных. Чтобы решить эту проблему, можно воспользоваться поиском. Причем искать можно не только слова, но и формулы, объединенные блоки и все, что угодно. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Убедиться, что открыта вкладка «Главная». Там есть область «Редактирование», где можно найти клавишу «Найти и выделить».
2. После этого откроется диалоговое окно с полем ввода, в который можно ввести то значение, которое надо. Также там есть возможность указать дополнительные параметры. Например, если нужно найти объединенные ячейки, необходимо нажать на «Параметры» – «Формат» – «Выравнивание», и поставить флажок возле поиска объединенных ячеек.
3. В специальном окошке будет выводиться необходимая информация.

Также есть функция «Найти все», чтобы осуществить поиск всех объединенных ячеек.

Примечания к примерам

Обычно свойство Активешит можно опустить, так как оно подразумевает, что конкретный лист не является именем. Например, вместо

Вы можете использовать следующие компоненты:

Также можно опустить свойство Активеворкбук. Если не указана конкретная книга, подразумевается активная книга.

При использовании метода Application. goto, если вы хотите использовать два метода Cell в методе Range, если указанный диапазон находится на другом (неактивном) листе, необходимо включить объект Sheets каждый раз. Например:

Для любого элемента в кавычках (например, именованного диапазона «Test») можно также использовать переменную, значение которой является строкой текста. Например, вместо

можно использовать

где значение Мивар — «Лист1».

Как узнать ширину таблицы Excel?

Пример 2. Нужно вычислить ширину таблицы в символах. Сразу стоит отметить что в Excel по умолчанию ширина столбцов и ячеек измеряется в количестве символов, которые они умещают в своем значении доступны для отображения в ячейке без переноса строки.

Примечание. Высота строк и ячеек в Excel по умолчанию измеряется в единицах измерения базового шрифта – в пунктах pt. Чем больше шрифт, тем выше строка для полного отображения символов по высоте.

Введем в ячейку С14 формулу для вычисления суммы ширины каждого столбца таблицы:

• – «ширина» – параметр функции;
• – А1 – ширина определенного столбца.

Excel: Ссылки относительные и абсолютные

• Часто при использовании формул в Excel после ввода формулы в одну ячейку необходимо скопировать или распространить ее на блок ячеек.
• При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок.
• Ссылка в Excel — адрес ячейки или связного диапазона ячеек.
• Адрес ячейки определяется пересечением столбца и строки, например: A1, C16.
• Адрес диапазона ячеек задается адресом верхней левой ячейки и нижней правой, например: A1:C5.
• Ссылки в Excel бывают 3-х типов:
• Относительные ссылки (пример: A1);
• Абсолютные ссылки (пример: $A$1);
• Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1).

Относительные ссылки

«Относительность» ссылки означает, что из данной ячейки ссылаются на ячейку, отстоящую на столько-то строк и столбцов относительно данной.

Пример.

В ячейке А6 формула ссылается на две ячейки (С3 и С4), отстоящие от данной на два столбца вправо и на три (С3) и две (С4) ячейки выше.

При копировании или «протаскивании» c помощью Маркера заполнения формулы, например, в ячейку А7  формула  изменяется  (Excel пересчитывает адреса всех относительных ссылок в ней в соответствии с новым положением ячейки).

Теперь формула в ячейке А7  ссылается на ячейки С4 и С5. Названия ссылок изменились, но осталось неизменным их положение относительно ячейки, в которой находится формула (два столбца вправо и на три (С4) и две (С5) ячейки выше).

Относительные ссылки целесообразно использовать в формулах в двух случаях:

1. Если формулу не предполагается копировать в другие ячейки.
2. Если формулу необходимо скопировать в  идентичные ячейки.

Абсолютные ссылки

Если формула требует, чтобы адрес ячейки оставался неизменным при копировании, то должна использоваться абсолютная ссылка. Для этого перед символами ссылки устанавливаются символы «$» (формат записи $А$1).

Абсолютные ссылки в формулах используются в случаях:

1. Необходимости применения в формулах констант.
2. Необходимости фиксации диапазона для проведения расчетов.

Пример.

В диапазоне  А1:А5 указаны зарплаты сотрудников отдела, а в С1 – процент премии, установленный для всего отдела. Подсчитаем  премию каждого сотрудника и поместим в диапазоне В1:В5.

Для расчета премии первого сотрудника  введем в ячейку В1 формулу =А1*С1.

Если мы с помощью Маркера заполнения протянем формулу вниз, то получим  в ячейке В2 формулу =А2*С2, в ячейке В3 —  =А3*С3 и т.д.  Так как в ячейках диапазона С2:С5 нет значений, то в  диапазоне В2 : В5 получаем нули. Для исправления ошибки, необходимо зафиксировать в формуле ссылку на ячейку С1, т.е. заменить относительную ссылку С1 на абсолютную $C$1.

Для этого:

• выделите ячейку  В1
• в  Строке формул поставьте  знак «$» перед буквой столбца и адресом строки  $С$1. Более быстрый способ — в  Строке формул поставьте курсор на ссылку  С1 (можно перед С, перед или после 1) и  нажмите один раз клавишу «F4». Ссылка С1 выделится и превратится в $C$1.
• нажмите ENTER

Формула приняла вид « =А1*$С$1». Маркером  заполнения протяните полученную формулу вниз.

Теперь  диапазон  В2: В5 заполнен значениями премий сотрудников.

Быстрый способ сделать относительную ссылку абсолютной — выделить относительную ссылку и нажать один раз клавишу «F4», при этом Excel сам проставит знаки «$».

Семинары. Вебинары. Конференции

Актуальные темы. Лучшие лекторы Москвы и РФ. Сертификаты ИПБР. Более 30 тематик в месяц.

Упорядочивание данных

Разделение окон

Чтобы одновременно просматривать различные части большой таблицы можно разделить окно таблицы на подокна.

Для этого установите указатель мыши на горизонтальную или вертикальную вешку разбиения (он примет вид двунаправленной стрелки) и перетяните в нужное место.

Чтобы отменить разделение окон, следует в меню Окно выбрать команду Снять разделение или дважды щелкнуть на вешке разбиения.

Фиксация заголовков

Иногда необходимо зафиксировать часть таблицы. Например, зафиксировать заголовок таблицы, чтобы он всегда присутствовал на экране.

Для фиксации заголовков следует выделить ячейку, по которой следует зафиксировать заголовки (все строки выше выделенной ячейки и все столбцы слева от выделенной ячейки будут зафиксированы) и в меню Окно выбрать команду Закрепить области.

Отменяется фиксация заголовков командой Снять закрепление областейменю Окно.

Группирование элементов таблицы

Excel позволяет группировать элементы в таблице. Например, можно сгруппировать данные по месяцам одного квартала.

Для группирования элементов таблицы необходимо выделить строки или столбцы, которые необходимо сгруппировать, в меню Данные выбрать пункт Группа и структура и выбрать пункт Группировать. Так можно создать несколько уровней структуры. На рисунке пример таблицы, которая содержит 3 уровня детализации: первый уровень детализации группирует строки со 2 по 10, второй – строки с 3 по 6 и с 7 по 10, третий – это строки внутри второго уровня.

Для перехода между уровнями используются кнопки с соответствующими цифрами в верхнем левом углу таблицы.

Чтобы снять группирование, следует выделить необходимые элементы строки (столбцы), в меню Данные выбрать пункт Группа и структура, затем пункт Разгруппировать.